Arbeiten im Homeoffice bei Somengo

Ein Interview mit Ulrike und Johannes

Das Jahr 2020 stellt die meisten Unternehmen vor neue Herausforderungen. Besonders das Arbeiten von zu Hause aus ist in vielen Betrieben nun gezwungenermaßen angekommen, wird jedoch nicht immer positiv betrachtet. Auch bei der Somengo arbeiten wir verstärkt im Homeoffice, um uns selbst und vor allem andere Menschen besser schützen zu können. Mit Social Media Account Managerin Ulrike und Creative Director Johannes haben wir im Interview über die vergangenen Monate, Führung und Arbeiten im Homeoffice und die daraus gewonnenen Erkenntnisse gesprochen.

Ulrike, wie gestaltet sich die Zusammenarbeit mit den Kunden im Homeoffice? Was ist aus technischer Sicht zu beachten?

Homeoffice wurde bei uns schon tageweise angeboten, da war von Covid-19 zum Glück noch keine Rede. Insofern waren wir schon mit den etwas anderen Ansprüchen vertraut, die sich daraus ergeben. Etwa, dass der Download und Upload von Dateien gegebenenfalls länger dauern kann als im Büro und dass wir das entsprechend einrechnen müssen. 😉 Oder dass wir die Pausenzeiten so abstimmen, dass die Kunden uns trotzdem immer erreichen können. Mit Blick auf die Zusammenarbeit der Kunden hat sich nochmal einiges Positives ergeben. Gezwungenermaßen sind die meisten von Telefonie auf Webkonferenzen umgestiegen und nun konnte man sich sogar face-to-face beim Termin begegnen. Das hat die schwierige Situation einfacher gemacht und die Kundenbeziehung noch einen Tick menschlicher.

Johannes: Als Designer braucht Ihr einiges an Equipment. Welche technische Ausstattung habt Ihr für das Arbeiten im Homeoffice, um weiterhin eine top Qualität zu gewährleisten?

Das tolle an Somengo ist, dass wir jede technische Ausstattung im Homeoffice haben, die wir brauchen, um effizient arbeiten zu können. Jedem Designer und jeder Designerin steht ein voll ausgestattetes Macbook Pro inklusive zwei externen Bildschirmen zur Verfügung. Dazu haben wir eine ergonomische Maus und Tastatur sowie alle Adapter, die wir für diese Grundausstattung brauchen. Diejenigen von uns, die ein DrawPad nutzen, haben ein solches natürlich auch zu Hause zur Verfügung. Und wichtig, um mit den KollegInnen und KooperationspartnerInnen kommunizieren zu können, sind Kopfhörer und eine Webcam, die wir ebenfalls haben. Alle MitarbeiterInnen haben also bei uns die Möglichkeit, um sich den perfekten Homeoffice-Arbeitsplatz einzurichten.

Für Designerinnen und Designer im Homeoffice ist zudem der Datentransfer enorm wichtig, weshalb wir verschiedene Anbieter haben, die uns die höchste Geschwindigkeit garantieren. Wir haben alle sicheren und zentralen Zugriff auf unseren Server, wodurch wir zu Hause genauso arbeiten können wie im Büro. Einziger Unterschied ist, dass wir unsere geschätzten KollegInnen leider nicht face-to-face, sondern nur im Video sehen können.

Ulrike: Wie behältst Du als Teamlead im Homeoffice den Überblick und managest Dein Team? Welche Rolle spielt Vertrauen dabei?

Bei uns hat sich ein Daily Stand Up bewährt. Direkt zu Arbeitsbeginn treffen wir uns für maximal eine halbe Stunde in Microsoft Teams und besprechen die anstehenden Aufgaben, Herausforderungen und Kapazitäten des Tages und der Woche. Damit sind wir immer up to date, was bei den anderen auf dem Tisch liegt und es entsteht kein Frust in der Zusammenarbeit. Kommunikation im Homeoffice ist sowieso das A und O. Ich weiß, dass meine Teamkolleg/innen alles geben. Was unter diesen Umständen, etwa mit paralleler Kinderbetreuung, wirklich kein einfacher Job ist. Umso wichtiger ist es, dass wir im Rahmen der Möglichkeiten flexibel bleiben, sodass jeder auch von zuhause aus effizient und zufrieden arbeiten kann. Und dass es funktioniert, zeigt mir der Output – da wird abgeliefert, wie man es nicht anders kennt. Und deshalb ist die Frage des Vertrauens keine, die mir persönlich Sorgen bereitet, weil jeder einzelne daran mitwirkt, dass das Team als Ganzes einen super Job macht.

Johannes: Wie gestaltet sich die Zusammenarbeit mit den KollegInnen (auch in Bezug auf die gestiegenen Kundenaktivitäten) sowie Kooperationspartnern im Homeoffice?

Wir nutzen alle Microsoft Teams, um miteinander zu kommunizieren und haben uns alle mittlerweile gut daran gewöhnt. Die Prozesse sind inzwischen eingespielt und wir haben über die Woche viele Meetings, in denen wir uns sehen und miteinander sprechen können. Generell gibt es immer ein offenes Ohr für alle Herausforderungen und Probleme, die im Arbeitsalltag bestehen. Auch außerhalb der Regeltermine treffen wir uns online, um uns auszutauschen. Was wir hierfür auch verstärkt nutzen, sind VR-Lösungen wie zum Beispiel Mozilla Hubs, um uns im virtuellen Raum zu treffen und die gewöhnlichen Video-Konferenzen etwas aufzubrechen. Das sind gute Möglichkeiten, um auf eine etwas unterhaltsamere Weise Zeit miteinander verbringen zu können und so den Teamspirit aufrecht zu erhalten.

Mit unseren Kooperationspartner/innen stehen wir natürlich auch aus dem Homeoffice über jede beliebige Plattform in Kontakt. Egal, ob Microsoft Teams, Google Meetup, Zoom, Cisco oder eine andere Plattform – da sind wir flexibel.

Nun sind wir ja bereits zum zweiten Mal im Homeoffice. Gibt es Learnings aus dem Frühjahr, die auf Eure jetzige Arbeit von zu Hause aus eingezahlt haben?

Ulrike: Tatsächlich habe ich, kurz bevor der zweite Lockdown kam, nochmal in mein Team hineingefragt, ob wir auch dieses Mal wieder ein Daily Stand Up einführen wollen und es wurde sich einstimmig gewünscht. Es ist einfach schön, wenn man sich direkt zu Beginn des Tages einmal gemeinsam auf die Aufgabe einschwören kann. 😉 Nach dem ersten Lockdown haben wir einige neue Prozesse erarbeitet, etwa das System der Datenablage. Manche Projekte waren in der Cloud zu finden, andere auf dem Server, die nächsten nur lokal. Das hat zu Beginn des Jahres etwas für Unzufriedenheit gesorgt, wenn mehrere Personen an einem Projekt gearbeitet haben. Das läuft nun besser, aber Optimierungsmöglichkeiten gibt es natürlich immer.

Johannes: Was wir gelernt haben ist, dass Kommunikation im Homeoffice der Schlüssel ist und man nicht genug kommunizieren kann, wenn man remote im Team arbeitet. Lieber sollte man ein Gespräch mehr führen als eins zu wenig, um Missverständnisse zu vermeiden. Das haben wir aus der ersten Homeoffice-Phase gelernt und mittlerweile gut etabliert. Für mich selbst habe ich außerdem gelernt, dass ich mir meinen Arbeitsplatz im Homeoffice angenehm einrichte, sodass ich einen schönen Hintergrund für die Videocalls habe. Ein schöner oder interessanter Hintergrund kann nämlich auch ein guter Eisbrecher sein – besonders bei Gesprächen mit neuen Kontakten.

Ulrike: Ist es im Homeoffice schwer eine gute Work-Life-Balance zu erhalten? Hast Du Tipps, wie das gelingt?

Ich schätze, verschiedene Menschen gehen unterschiedlich mit Arbeiten im Homeoffice um. Ich persönlich kann mir meinen Tag gut strukturieren und bin früh froh über eine zusätzliche Stunde Schlaf, weil der Arbeitsweg entfällt. 😉 Meine Mittagspause war mir schon immer heilig und da bestehe ich auch meistens ziemlich vehement drauf, weil ich die einfach gerne nutze, um mal an die frische Luft zu gehen und den Kopf wieder freizumachen für die nächsten Aufgaben. Wichtig ist hier nur – im Homeoffice gleichermaßen wie im Büro – sich gut abzustimmen, damit man sonst plötzlich nicht für die anderen unerreichbar ist. Ansonsten muss ich mich gegen Feierabend auch manchmal bremsen, denn irgendetwas gibt es natürlich immer zu erledigen und da muss man mitunter auch die Fürsorgepflicht walten lassen und einige KollegInnen daran erinnern, die abends noch allzu eifrig bei der Sache sind. 😉 Aber ich denke, das habe ich inzwischen auch ganz gut im Griff und kann nur jedem empfehlen, das einzuhalten. Über kurz oder lang zehrt es sonst und damit ist weder dem Job noch einem selbst geholfen. Und der absolute Profi-Tipp: Abends schon vorkochen für den nächsten Tag. Sonst wird es tagsüber meist zu hektisch und man isst nicht gesund. 😊

Johannes: Als frisch gebackener Vater legst Du sicher viel Wert auf flexible Arbeitszeiten und eine gesunde Work-Life-Balance. Wie gelingt Dir das auch beim Arbeiten im Homeoffice?

Das Thema Work-Life-Balance wird bei Somengo generell großgeschrieben. Obwohl wir eine Kreativagentur sind, haben wir sehr geregelte Arbeitszeiten. Es gibt wenig Überstunden und so gut wie keine Wochenendarbeit – was für eine Digitalagentur sogar recht unüblich ist. Aus diesem Grund sind Familie und Beruf bei uns auf jeden Fall gut vereinbar. Das liegt auch daran, dass innerhalb des Teams viel Verständnis und eine große Flexibilität herrschen. Das macht es einem sehr leicht, Arbeit und Privatleben zu vereinen.

Ulrike: Um den Zusammenhalt untereinander zu stärken, wird bei Euch ja gerne mal gescribbelt. Welches ist Dein bestes Kunstwerk?

Oh ja! Im Büro habe ich immer mal kleine Spiele eingebaut, über die meine KollegInnen zuerst gemeckert und danach gelacht haben! Im digitalen Raum muss man sich da schon etwas mehr einfallen lassen. So sind wir bei Scribbl.io gelandet. Das hat schon den ein oder anderen Durchhänger aufgelöst und wieder neuen Schwung in die Motivation gebracht. Interessanterweise schneiden in unserem Team die Designer eher schlechter ab als die Account Manager, was oft genug für Lacher sorgt.

Titel meines angehängten Kunstwerks: Weniger ist manchmal mehr. 😉

Johannes: Welches Meme beschreibt Deinen Alltag als Designer im Homeoffice gerade am besten?

Ich habe zwar kein Meme, aber ein TikTok-Video, das meinen derzeitigen Alltag perfekt beschreibt. 😉

Danke Euch beiden für das spannende Interview und weiterhin gutes Gelingen im Homeoffice! 😊

Ihr habt noch Fragen an Ulrike oder Johannes zum Thema Arbeiten im Homeoffice bei Somengo, braucht Tipps oder habt Themenwünsche? Meldet Euch gern unter hallo@somengo.de, via Instagram Direct oder im Facebook Messenger. Wir freuen uns auf Eure Nachrichten!